Pri telefonovaní sa treba sústrediť, pomôže aj úsmev

Odborníčka na etiketu a protokol Ingrid Némethová však tvrdí, že fajčenie počas telefonovania či zdĺhavé predstavovanie sa sú bežnými chybami, ktorých sa ľudia dopúšťajú. "Naozaj keď telefonujeme, tak telefonujme. Nejedzme pri tom, nefajčime, neťukajme do klávesnice. Aj keď to druhá strana nevidí a môžeme si myslieť, že to nepočuje," povedala Némethová.

Venovanie sa iným činnostiam pri telefonovaní je podľa odborníčky neúctivé a odvádza to pozornosť. "Keď si niečo potrebujete zapísať, slovíčko prepáčte je kúzelné. Stačí sa ospravedlniť a objasniť, že toto si potrebujete zapísať," dodala. Pred začiatkom hovoru je tiež vhodné sa usmiať a pozitívne sa naladiť.

Počas telefonovania sa vytvára prvý dojem už po zdvihnutí slúchadla. Dôležitým momentom je to, ako sa človek ohlási. Veľkou chybou podľa Némethovej je, keď sa človek ani nepredstaví alebo telefón zdvihne len tak "ledabolo", že mu nie rozumieť.

Opačným extrémom sú vytrénované firmy, kde na ústredni či recepcii slúchadlo zdvihne osoba, ktorá sa zbytočne zdĺhavo predstavuje. "Kým vlastne zistíte, kam ste sa to vlastne dovolali, už vám ušiel začiatok," povedala.

Chybou tiež je, ak v niektorých firmách pri prepájaní hovorov nepovedia, s kým nás spájajú. Protokolom je predpísané, koľko v telefóne môže hrať hudba, pričom maximálna dĺžka je stanovaná na pol minúty. Po tomto čase by sa človek z ústredne mal ohlásiť a udržiavať kontakt s telefonujúcim. "Niektoré firmy to vyriešili predohraným hlasom, ktorý oznamuje, že vám ďakujú za trpezlivosť," poznamenala odborníčka. To však údajne nie je profesionálne.

V praxi sa Némethová často stretáva aj s prejavmi, kedy ľudia používajú veľa "zbytočných" slov a prejavov. Napríklad často opakujú slovíčko áno, akože, "hekajú", či robia dlhé pauzy.

Veľmi špecifické je telefonovanie z mobilov, ktorými sú ľudia zastihnuteľní kedykoľvek a v hociktorej situácii. "Sú jednoducho situácie, kedy človek potrebuje mať svoje súkromie, kde to telefonovanie jednoducho vhodné nie je," tvrdí Némethová.

Fenoménom mobilnej éry je aj písanie krátkych textových SMS správ, ktoré je v pracovnom styku vhodné iba na rýchle oznámenie situácie alebo odovzdania stručných informácií. Na rozpisovanie podrobností v SMS správe nie miesto.